دسته بندی

اداری و پرسنلی

سقف اولیه افزایش حقوق کارگران برای سال ۹۹ تعیین شد

توسط | اداری و پرسنلی | بدون نظر

میزان افزایش اولیه حقوق و دستمزد مشمولین قانون کار در ضوابط مالی ناظر بر لایحه بودجه ۱۵ درصد تعیین شد.

 

 

 

 

 

به گزارش  خبرنگار اقتصادی خبرگزاری تسنیم، بررسی جزییات ضوابط مالی ناظر بر تنظیم لایحه بودجه سال ۱۳۹۹ و پیش بینی سال ۱۴۰۰ نشان می‌دهد، افزایش حقوق و دستمزد مشمولین قانون کار پانزده (۱۵) درصد تعیین می‌گردد. در این مصوبه تاکید شده، رقم قطعی افزایش به تصویب شورای عالی کار خواهد رسید.

گفتنی است،در ضوابط مالی ناظر بر تنظیم لایحه بودجه سال ۱۳۹۸  ابتدا افزایش حقوق و دستمزد مشمولین قانون کار و مستمری‌ها بیست (۲۰) درصد تعیین شده بود که بعد از تغییر رقم افزایش حقوق کارمندان دولت در روند بررسی بودجه در مجلس، میزان افزایش حقوق کارگران نیز در جلسات شورای عالی کار تغییر کرد.

به طور متوسط ۲۰ درصد از قدرت خرید کارگران کاسته شده است
وحید شقاقی‌شهری رئیس دانشکده اقتصاد دانشگاه خوارزمی در گفتگو با فرارو با اشاره به اینکه در سال گذشته تورم به طور میانگین ۲۷ درصد بوده است، اظهار داشت: «این شاخص میانگین قیمت ۴۰۰ قلم کالا است، از سویی برآورد می‌شود، نرخ تورم تا پایان سال اگر تکانه شدیدی نرخ ارز تجربه نکند، ۳۳ درصد شود، این در حالی است که بر اساس گفته‌های رئیس سازمان برنامه، حقوق کارمندان امسال ۱۵ درصد افزایش پیدا خواهد کرد.»

وی افزود: «با توجه به این موضوع اگر همین ۱۵ درصد افزایش برای کارمندان اعمال شود، آن‌ها در سال آینده ۱۸ درصد از قدرت خرید خود را از دست خواهند داد، در مورد کارگران نیز به اعتقاد بنده همان ۲۰ درصدی که امسال به حقوق آن‌ها اضافه شد، سال آینده نیز تکرار خواهد شد و آن‌ها نیز سال آینده ۱۳ درصد از قدرت خرید خود را از دست خواهند داد، اما اگر بخواهیم به طور کلی نگاه کنیم، طی امسال و پارسال به طور متوسط ۲۰ درصد از قدرت خرید کارگران کاسته شده است.»

خبر گزاری تسنیم 

 

جدول حقوق و دستمزد سال ۹۹

توسط | اداری و پرسنلی | بدون نظر

حد اقل حقوق کارکنان سال ۹۹ برابر با ۲٫۸۰۰٫۰۰۰ تومان

علی‌اصغر یوسف‌نژاد نماینده مردم ساری در مجلس شورای اسلامی با اشاره به نشست  کمیسیون تلفیق بودجه سال ۹۹ گفت:‌ با مصوبه امروز کمیسیون تلفیق حداقل حقوق در سال ۹۹ به میزان ۲ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان خواهد بود.

وی متن مصوبه کمیسیون تلفیق را تشریح کرد:

دولت مکلف است در سال ۱۳۹۹ افزایش ضریب حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر از قبیل اعضای هیأت علمی، قضات و کارکنان کشوری و لشکری شاغل در تمامی دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۲۹) قانون برنامه ششم توسعه و همچنین

  • نیروهای مسلح
  • وزارت اطلاعات و سازمان انرژی اتمی
  • و حقوق بازنشستگان

را به گونه‌ای انجام دهد که پس از اعمال افزایش حقوق به میزان ۱۵درصد، مجموع مبلغ مندرج در حکم کارگزینی (برای کارکنان رسمی و پیمانی) و قرارداد ماهیانه (برای کارکنان قرارداد کارمعین و کارمشخص) به نسبت مدت کارکرد و حکم حقوقی بازنشستگان متناسب سنوات خدمت قابل قبول، از ۲۸ میلیون ریال کمتر نباشد.

براساس این مصوبه دولت مکلف است در سال ۱۳۹۹ افزایش ضریب حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر از قبیل

  • اعضای هیأت علمی
  • قضات و کارکنان کشوری و لشکری شاغل در تمامی دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده (۲۹) قانون برنامه ششم توسعه
  • همچنین نیروهای مسلح
  • وزارت اطلاعات
  • سازمان انرژی اتمی
  • حقوق بازنشستگان را

به گونه‌ای انجام دهد که پس از اعمال افزایش حقوق به میزان ۱۵درصد، مجموع مبلغ مندرج در حکم کارگزینی (برای کارکنان رسمی و پیمانی) و قرارداد ماهیانه (برای کارکنان قرارداد کارمعین و کارمشخص) به نسبت مدت کارکرد و حکم حقوقی بازنشستگان متناسب سنوات خدمت قابل قبول، از ۲۸ میلیون ریال کمتر نباشد.

بیمه ای

مهلت بخشودگی جرایم بیمه‌ای تا ۱۰ تیرماه ۹۷

توسط | اخبار, اداری و پرسنلی | بدون نظر

🔸 کارفرمایان تا ۱۰ تیرماه مهلت دارند درخواست خود را برای استفاده از مزایای بخشودگی جرایم بیمه‌ای به شعب تامین اجتماعی ارائه کنند.

🔸کارفرمایان باید دلایل بحران خود را که منجر به عدم پرداخت حق بیمه به این سازمان شده و به تایید وزارت صنعت، معدن، بازرگانی و یا فرمانداری‌ها و استانداری‌ها رسیده است، به شعب تامین اجتماعی ارائه کنند.

🔸قانون بخشودگی جرایم بیمه‌ای کارفرمایان خوش‌حساب شامل کارفرمایان کارگاه‌های معدنی، تولیدی، خدماتی و صنعتی و اشخاص حقیقی و حقوقی است؛ چنانچه کارفرمایان توان پرداخت یکجای بدهی را نداشته باشند، می‌توانند درخواست تقسیط دهند.

🔸در صورت پرداخت نقدی و یا تقسیط بدهی تا حداکثر یک سال، تمام جرایم بیمه ای کارفرما بخشیده می‌شود و به عبارتی در این حالت، کارفرمایان از صد درصد بخشودگی جرایم برخوردار خواهند شد.

نرم افزار مالیاتی

نسخه ۱۱.۰.۰.۰ نرم افزار اظهارنامه الکترونیکی مالیات

توسط | اخبار, اداری و پرسنلی | بدون نظر

⭕️ با بارگذاری نسخه ۱۱.۰.۰.۰ نرم افزار اظهارنامه الکترونیکی مالیات بر درآمد مشاغل عملکرد ۱۳۹۷ در بخش اظهارنامه الکترونیکی سامانه عملیات الکترونیکی مودیان مالیاتی در سایت سازمان امور مالیاتی کشور ، مودیان مالیاتی گروه اول ، دوم و برخی از گروه سوم ، می توانند با تکمیل آن نسبت به ارسال اظهارنامه مالیاتی عملکرد ۹۷ خود اقدام نمایند .

🔘 عمده ی مودیان مالیاتی گروه سوم که تمایل به تعیین مالیات مقطوع موضوع تبصره ماده ۱۰۰ را دارند ، منتظر دستورالعمل مربوطه باشند فلذا فعلاً لزومی به تسلیم اظهارنامه مالیاتی برای این دسته از مودیان نخواهد بود .

🔹 این دسته از مودیان در اسرع وقت جهت قطعیت مالیات سال ۱۳۹۶ به واحدهای مالیاتی خود مراجعه نمایند.

همه چیز در مورد بیمه اختیاری

توسط | اخبار, اداری و پرسنلی | یک نظر
تأمین اجتماعی در مفهوم فراگیر آن، حقی است همگانی برای عموم افراد جامعه که تأمین و تدارک بستر اجرایی آن، از تکالیف دولت به شمار می‌رود، اما بیمه اجتماعی، از نوعی که سازمان تامین اجتماعی مجری آن است، به نحوی طراحی شده که فقط افراد شاغل را می‌تواند تحت پوشش قرار دهد. با این وجود، در قانون تأمین اجتماعی، برای پوشش بیمه‌ای کسانی که مدتی به واسطه اشتغال تحت پوشش بیمه اجتماعی بودند، اما بعد به علت نداشتن اشتغال از پوشش بیمه خارج شده‌اند، تدابیری اندیشیده شده است تا به نحوی این‌گونه اشخاص با دارا بودن حداقل سابقه پرداخت حق بیمه، بتوانند بیمه خود را به طور اختیاری ادامه دهند. به منظور اطلاع از شرایط، تعهدات قانونی و نرخ پرداخت حق بیمه «ادامه بیمه به طور اختیاری» با منصور آتشی، مدیرکل امور فنی بیمه‌شدگان گفت‌وگو کردیم که در ادامه می‌خوانید.

 شرایط ادامه بیمه به طور اختیاری چیست؟
متقاضی در تاریخ ارائه تقاضا نباید مشمول هیچ نظام بیمه‌ای باشد، ولی می‌تواند تا سن ۵۰ سالگی با دارا بودن حداقل ۳۰ روز سابقه پرداخت حق بیمه که به لحاظ بازنشستگی معتبر باشد، بیمه خود را به طور اختیاری ادامه دهد. چنانچه سن متقاضی در زمان ثبت تقاضا بیش از ۵۰ سال باشد، پذیرش درخواست وی منوط به دارا بودن سابقه پرداخت حق بیمه قبلی معادل مدت مازاد سنی خواهد بود. تمامی متقاضیانی که حداقل ۱۰ سال سابقه پرداخت حق بیمه را به لحاظ بازنشستگی معتبر داشته باشند، بدون رعایت شرط سنی تقاضای آنان پذیرفته خواهد شد.

 دستمزد مبنای پرداخت حق بیمه «ادامه بیمه  اختیاری» چگونه محاسبه می‌شود؟
مبنای پرداخت حق بیمه افرادی که بیش از پنج سال سابقه پرداخت حق بیمه دارند معادل با میانگین آخرین ۳۶۰ روز قبل از ثبت تقاضای ادامه بیمه به طور اختیاری خواهد بود، مشروط بر این که مبلغ مذکور از یک و دو دهم حداقل دستمزد مصوب شورای عالی کار در زمان تقاضا کمتر نباشد و برای کسانی که پنج سال یا کمتر از پنج سال سابقه پرداخت حق بیمه دارند، دستمزد مبنای پرداخت حق بیمه آنان به انتخاب متقاضی بین یک و دو دهم حداقل دستمزد مصوب شورای عالی کار و حداکثر دستمزد مصوب خواهد بود.

 نرخ پرداخت حق بیمه و تعهدات قانونی بیمه اختیاری چیست؟
نرخ پرداخت حق بیمه در این نوع بیمه معادل ۲۷ درصد دستمزد مبنای پرداخت حق بیمه مورد قرارداد خواهد بود. بیمه‌شدگان ادامه بیمه به طور اختیاری با انعقاد قرارداد، پرداخت حق بیمه و احراز شرایط مقرر می‌توانند از حمایت‌های بازنشستگی، ازکارافتادگی و فوت بهره‌مند شوند.

نحوه پرداخت حق بیمه چگونه است؟
بیمه‌شدگان ادامه بیمه به طور اختیاری باید پس از شروع بیمه، حق بیمه هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ۲ ماه بعد پرداخت کنند در غیر این صورت قرارداد منعقده از تاریخ پرداخت نکردن حق بیمه لغو و ادامه بیمه آنان موکول به تسلیم تقاضای جدید و موافقت سازمان خواهد بود.

 بیمه‌شدگان اختیاری چگونه می‌توانند از امکانات درمانی سازمان تأمین اجتماعی بهره‌مند شوند؟
تمامی بیمه‌شدگان ادامه بیمه به طور اختیاری و افراد تحت تکفل آنان و همچنین آن گروه از مستمری‌بگیرانی که با احتساب سابقه پرداخت حق بیمه ادامه به طور اختیاری در ردیف مستمری‌بگیران قرار دارند همانند بیمه‌شدگان اجباری از پرداخت فرانشیز درمانی معاف بوده و می‌توانند از تمامی امکانات مراکز درمانی ملکی سازمان تامین اجتماعی در سراسر کشور و نیز امکانات مراکز تشخیصی، درمانی و دارویی طرف قرارداد این سازمان استفاده کنند؛ ضمن این که هزینه کفن و دفن و همچنین وسایل کمک پزشکی یا پروتز و اروتز، به آنان مطابق مقررات مربوطه ارائه می‌شود.

آیا متقاضیان ادامه بیمه به طور اختیاری باید قبل از انعقاد قرارداد بیمه مورد معاینه پزشکی قرار گیرند؟
متقاضیان ادامه بیمه به طور اختیاری باید قبل از انعقاد قرارداد توسط سازمان تأمین اجتماعی مورد معاینه پزشکی قرار گیرند و آن گروه از متقاضیانی که طبق گواهی پزشک معتمد سازمان در زمان ارائه تقاضای ادامه بیمه به طور اختیاری، از کارافتاده کلی شناخته شوند نمی‌توانند از حمایت مربوط به از کارافتادگی در خصوص بیماری اولیه در بدو بیمه پردازی برخوردار شوند. این نکته هم قابل توجه است که چنانچه متقاضی در بدو قرارداد به بیماری یا عارضه خاصی مبتلا باشد، نمی‌تواند بر اساس بیماری یا عارضه اولیه از مستمری ازکارافتادگی استفاده کند مگر این که به عارضه یا بیماری دیگری مبتلا شود که در این صورت معرفی وی به کمیسیون پزشکی با رعایت سایر مقررات مربوطه امکان‌پذیر خواهد بود.

 نحوه بهره ‏مندی متقاضیان از معافیت در انجام معاینه پزشکی قبل از قرارداد «ادامه بیمه به طور اختیاری» چگونه است؟
در صورتی که فاصله بیمه‌پردازی متقاضیان تا تاریخ ارائه درخواست بیمه اختیاری کمتر از ۹ ماه باشد و از تاریخ ثبت تقاضا به قبل، دارای ۳۶۵ روز سابقه پرداخت حق بیمه به طور پیوسته که به لحاظ ازکارافتادگی معتبر است دارا باشند، از انجام معاینه پزشکی معاف خواهند بود.

پرداخت حق بیمه به صورت غیرحضوری و اینترنتی چگونه است؟
سازمان تأمین اجتماعی در راستای اجرای طرح تکریم ارباب رجوع، روان‌سازی امور، پاسخگویی سریع و افزایش رضایتمندی مخاطبان، اقدام به راه‌اندازی سرویس غیرحضوری صدور برگ پرداخت حق بیمه برای «بیمه‌شدگان ادامه بیمه به طور اختیاری» کرده است. بنابراین بیمه‌شدگان می‌توانند با مراجعه به نشانی اینترنتی www.samt.tamin.ir نسبت به صدور و پرداخت حق بیمه خود اقدام کنند.

در خصوص نحوه پرداخت حق بیمه چنانچه مطلب دیگری وجود دارد، بیان کنید.
با توجه به بالا بودن حجم تراکنش‌های بانکی در پایان هر ماه ممکن است بعضاً به دلیل اشکالات شبکه بانکی بیمه‌شدگان موفق به پرداخت حق بیمه در مهلت مقرر نشوند و این موضوع نیز منجر به ابطال قرارداد آنان شود. لذا به منظور جلوگیری از ابطال قرارداد بیمه، توصیه می‌شود بیمه‌شدگان پرداخت حق بیمه خود را به روزهای پایانی مهلت پرداخت حق بیمه موکول نکنند و  قبل از انقضای مهلت، نسبت به پرداخت حق بیمه مربوطه اقدام کنند.

 

منبع: سازمان تامین اجتماعی 

 

عیدی بازنشستگان تأمین اجتماعی تا ۱۰ اسفند پرداخت می شود

توسط | اداری و پرسنلی | بدون نظر
عیدی بازنشستگان تأمین اجتماعی تا ۱۰ اسفند پرداخت می شود
سرپرست سازمان تأمین اجتماعی از پرداخت عیدی بازنشستگان این سازمان تا ۱۰ اسفند ماه خبر داد و گفت: حدود ۳۰۰۰ میلیارد تومان اعتبار برای پرداخت عیدی بازنشستگان مورد نیاز است و این مبلغ تا ۱۰ اسفند پرداخت می شود.

به گزارش اداره کل روابط عمومی سازمان تأمین اجتماعی، محمدحسن زدا در گردهمایی بازنشستگان و مستمری بگیران تأمین اجتماعی استان تهران که در سالن ۱۷ شهریور وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی برگزار شد، اظهار داشت: طرحی برای ایجاد امکان خرید اعتباری بازنشستگان و مستمری بگیران تأمین اجتماعی داریم که با عملیاتی شدن آن بازنشستگان عزیز می توانند تا سقف حقوق یک سال خود از فروشگاه های خاصی لوازم خانگی تهیه کنند.

وی درباره همسان سازی حقوق بازنشستگان نیز گفت: حقوق فعلی بازنشستگان پاسخگوی نیازهای آنان نیست و امیدواریم در بودجه سال آینده کشور که در دستور کار مجلس شورای اسلامی قرار دارد، اعتبار مورد نیاز برای همسان سازی حقوق بازنشستگان تأمین اجتماعی لحاظ شود.

سرپرست سازمان تأمین اجتماعی مشارکت بازنشستگان و سایر شرکای اجتماعی این سازمان در تصمیم گیری ها را ضروری دانست و گفت: نمایندگان بازنشستگان، کارگران و کارفرمایان بایستی در ارکان سازمان حضور پررنگ تری داشته باشند.

زدا ادامه داد: در ساختار فعلی نیز ما پذیرای سخنان و دیدگاه های این عزیزان هستیم و نمایندگان تشکل های بازنشستگان در جریان مسائل سازمان هستند و از نظرات آنان در تصمیم گیری ها استفاده می شود.

سرپرست سازمان تأمین اجتماعی افزایش امید به زندگی و کاهش متوسط سن بازنشستگی را از دلایل عمده افزایش هزینه های این سازمان برشمرد و گفت: طرح اصلاحات پارامتریک که در مجلس شورای اسلامی درحال پیگیری است می تواند به کاهش مشکلات این سازمان کمک کند و بررسی این طرح به سال آینده موکول شده است.

منبع : پایگاه اطلاع رسانی تامین اجتماعی

تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه

توسط | اداری و پرسنلی | یک نظر

تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه

تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه و نگهداری امن و محرمانه از محتویات آن

پرونده پرسنلی در واقع گاوصندوق اطلاعات کارکنان شرکت و صندوق اسرار آنها است . کلیه جزییات کاری و خانوادگی انها البته تا حدی که شرکت به آن نیاز دارد در این سند اداری قرار داشته و باید به صورت درست و اصولی نگهداری و بایگانی گردد . این اطلاعات می تواند در مورد سوابق کاری ، حقوقی ، سوء پیشینه ، اطلاعات مربوط به خانواده و تعداد اعضای آن و مشاغل آنان و بسیاری موارد دیگر باشد که کارفرمایان برای ارتباط بهتر با کارکنان خود از انها درخواست می کنند . در واقع این فرایند جزو چرخه منابع انسانی بوده که مهترین رکن یک سازمان می باشد . البته منایع انسانی در هر سازمانی با توجه به تعداد پرسنل از وسعت و گستردگی متفاوتی برخوردار خواهد بود . منابع انسانی می تواند شامل مدیران در همه سطوح ، کارشناسان ، سرپرستان و کارمندان باشد و تشکیل پرونده پرسنلی برای همه رده ها و گروهها باید به صورت مجزا و تفکیک شده و با نوع خاصی از بایگانی ، انجام شود .  یک کارمند اداری باید بداند نظم دادن و سند زدن مدارک مربوط به هر گروه باید چطور انجام شود و البته پرونده هر یک از آنها در جای به خصوصی نگهداری شود و این موضوع در مراحل جستجو و استفاده های بعدی از این اسناد بسیار حائز اهمیت است . پرونده پرسنلی شاغلین در ادارات اعم از اینکه دولتی باشند یا خصوصی و در شرکت ها یا بنگاههای اقتصادی می تواند به صورت دستی با مکانیزه جمع آوری و نگهداری گردد .

تشکیل پرونده پرسنلی به صورت دستی

در روش دستی به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد نیاز است افراد زیادی به این کار گمارده شوند و البته به میزان زیادی هم کاغذ و وقت و انرژی هدر میرود و زمان استهلاک اسناد در این روش بسیار کوتاه بوده و همچنین بررسی ها و جستجوهای بعدی در آن مشکل خواهد بود . روش تشکیل پرونده پرسنلی به صورت دستی و سنتی درسازمان هایی کارآمد است که نیروی انسانی کمی داشته و از روابط خارج سازمانی محدوی برخوردار هستند وگرنه در سازمان های بزرگ بهتر است این کار به روش مکانیزه انجام شود .

تشکیل پرونده پرسنلی به روش مکانیزه

در این روش نرم افزارهایی طراحی شده است که شما می توانید همه مدارک مربوط به پرسنل را در یک سامانه جامع و هماهنگ وارد کنید مثلا اسکن عکس یا شناسنامه یا کارت ملی انجام شده و در این سامانه بارگذاری میشود علاوه بر آن سایر اطلاعات در فرم هایی که در این نرم افزارها پیش بینی شده است وارد میشود و برای هر فرد یک پروفایل طراحی میشود و البته این نرم افزارها طور طراحی شده اند که امکان تغییرات لازم در پرونده پرسنلی در هر زمانی وجود داشته و پرونده های از رده خارج شده یا پرونده های کارکنان مستعفی ، اخراج شده هم قابل بایگانی می باشد. مزیت این روش در عدم استفاده از اسناد کاغذی ، استفاده از فضای کمتر ، کاهش پرسنلی که نیاز است در این بخش کار کنند و برخی موارد دیگر است در هر صورت امروزه دنیا به سمت مکانیزه کردن همه چیز رفته است و استفاده از روش های سنتی جز در موارد خاص و لازم توجیهی نمی تواند داشته باشد .

پرونده چیست ؟ پرونده پرسنلی چه تعریفی دارد ؟

به اسناد و مدارکی که با یک موضوع مشخص داخل یک پوشه یا کلاسور یا نظایر آن نگهداری میشوند گفته میشود که این نوع نگهداری باید از نوعی نظم و ترتیب خاص و ضابطه ای مشخص پیروی نماید.

وظایف افرادی که در قسمت تشکیل پرونده های پرسنلی کار می کنند چیست ؟

شرح وظایف افرادی که در اموراداری  مسئولیت تشکیل و نگهداری پرونده های پرسنلی را بر عهده دارند شامل موارد ذیل است :

  • تهیه پوشه و زونکن یا کلاسور به تعداد لازم و ارسال درخواست خرید آن به انبار
  • دریافت پوشه ها از انبار
  • نصب و الصاق شماره پرسنلی هر فرد بر روی پوشه ها به صورت چاپی یا دستی که کاملا خوانا بوده و طوری نوشته شود که در مدت کوتاه از بین نرود .
  • دریافت کلیه اسناد و مدارک لازم از پرسنل و جمع آوری انها
  • تهیه یک فهرست از مدارک ارائه شده و الصاق نسخه چاپی آن در صفحه اول پوشه
  • فهرست تهیه شده باید شماره گذاری شده باشد به طوری که هنگام جستجوی یک مدرک از روی شماره به راحتی پیدا شود .
  • بایگانی کلیه مدارک داخل پوشه
  • نگهداری پوشه بر اساس ترتیب خاص در محل مخصوص
  • سرکشی و بررسی پوشه ها به منظور جلوگیری از خروج اسناد از داخل آن و بازبینی مدرک و رفع نواقص و کم و کسری ها

عموما چه مدارکی باید در پرونده پرسنلی جمع اوری شود ؟

  • اصل و کپی از شناسنامه شخص شاغل در سازمان و همسر و فرزندان او ، این سند از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و باید حتما اخذ گردد و کپی باید از تمام صفحات شناسنامه گرفته شود
  • اصل و کپی از کارت ملی شاغل و از کارت ملی همسر و فرزندان هم باید کپی تهیه شود
  • رویت کارت پایان خدمت یا کارت معافیت دایم و دریافت کپی از آن و اگر معافیت پزشکی باشد باید علت معافیت کاملا مشخص گردد تا بر اساس سلامت و توانمندی های شخص به وی کار سپرده شود چون ممکن است شخص به علت بیماری خاص نتواند هر کاری را بر عهده بگیرد .
  • رویت اصل مدرک تحصیلی و دریافت کپی از آن . آخرین مدرک تحصیلی برای تشکیل پرونده پرسنلی کفایت می کند و اگر شخصی تا دکترا ادامه تحصیل داده است نیاز نیست مدرک کارشناسی و ارشد هم اخذ شود دریافت مدرک دکترا از وی برای تکمیل پوشه مخصوص به آن کافی می باشد .
  • کلیه مدارک آموزشی مرتبطی که شخص برای بدست اوردن شغل مورد نظر کسب کرده است برای وی امتیاز محسوب میشود و باید از وی اخذ شود و کپی آن در پوشه اختصاصی وی نگهداری گردد.
  • کپی از سند ازدواج هم گاهی از اشخاص گرفته میشود تا بتوانند از مزایای مربوط به آن استفاده کنند البته این مورد الزامی نبوده و شرکتها بر اساس دستورالعمل های داخلی خود می توانند عمل کنند .
  • چند قطعه عکس ، تعداد عکس ها بسته به نیاز بوده و می تواند بین دو تا ۶ قطعه عکس باشد . عکس ها برای نصب برروی کارت پرسنلی و ارسال به تامین اجتماعی یا اداره کار و برخی موارد دیگر گرفته میشوند .
  • گواهی سلامت هم جزیی از مدارک پرونده پرسنلی است یعنی شخص قبل از اینکه شروع به کار کند باید بر اساس نوع شغل برخی معاینات پزشکی مانند تست شنوایی ، تنفسی ، بینایی و غیره را انجام داده و معرفی نامه پزشک مبنی بر سلامت خود را ارائه دهد این معرفی نامه در دو نسخه تهیه میشود یک نسخه آن در پرونده پرسنلی قرار میگیرد و نسخه دیگر در واحد ایمنی و بهداشت سازمان بایگانی خواهد شد تا در موقع لزوم به آن مراجعه شود .
  • دریافت شماره حساب برای واریز حقوق ، این شماره حساب باید از بانکی باشد که شرکت با آن کار می کند و برای اینکه حقوق شخص داخل آن واریز شود گرفته میشود . برخی شرکتها اگر تعداد کارکنانشان خیلی زیاد باشد یک نفر از امور مالی مسئول دریافت شماره حساب و کارت عابر بانک پرسنل شده و با پر کردن فرم های مربوطه و اخذ امضا از شاغل کارهای مربوط به ان را انجام می دهد اما در اغلب موارد این کار به خود شخص سپرده میشود .

چه مدارکی در پرونده پرسنلی باید بایگانی گردد ؟

در ابتدای تشکیل پرونده پرسنلی یکسری مدارک که در بالا به آن اشاره شد جمع آوری و طبقه بندی و نگهداری می گردد اما وقتی شخص در سازمان شروع به کار می کند به مرور یکسری مدارک دیگر هم بوجود می آید که قطعا باید در پوشه مربوط به هر یک نگهداری گردد :

  • فرم های مربوط به مرخصی روزانه ، ساعتی ، اضافه کاری ، تعطیل کاری ، ماموریت های درون و بیرون شهری
  • فرم ها و نامه هایی که امور اداری به شخص ابلاغ کرده است باید یک کپی آن در پرونده پرسنلی شخص نگهداری گردد .
  • قراداد های شخص باید در پرونده پرسنلی وی وجود داشته باشد یعنی همه قراداد ها از همان سالی که شروع به کار کرده است باید نگهداری و بایگانی گردد و امحاء شامل قراداد ها نمیشود.
  • سرپرستان و مدیران ممکن است پرسنل خود را تشویق یا تنبیه کنند نامه های رسمی این تشویقات یا توبیخ ها باید به طور رسمی در پرونده پرسنلی شخص نگهداری شود و البته بهتر است یک نسخه به اداره کار و امور اجتماعی هم ارسال گردد .
  • یکی دیگر از اسنادی که باید در پرونده پرسنلی بایگانی شود مدارک مربوط یه حوادث ناشی از کار فرد می باشد این مدارک شامل فرم حادثه داخل سازمانی ، فرم ارسالی به اداره کار و اموراجتماعی و بیمه تامین اجتماعی ، مدارک مربوط به دوره درمان و درمان های صورت گرفته و هزینه های مربوطه هستند که این مدارک جزو اسناد بسیار مهم بوده و در تعیین غرامت ها و پرداختی ها به کارگر تاثیر گذار هستند .
  • اسناد و مدارک مربوط به دوران بیماری اشخاص هم باید در پرونده پرسنلی بایگانی گردد . مثلا اگر شخص یک هفته به علت کمر درد به مرخصی استعلاجی رفته است باید برگه استعلاجی آن و اسناد مربوط به بیماری و فرم مرخصی استعلاجی همه در پرونده پرسنلی نگهداری گردد و البته برخی از انها هم باید به سازمان بیمه تامین اجتماعی ارسال گردد .
  • هر شغلی در هر واحد کاری از یک دستورالعمل کاری درست شده است یعنی وابسته به فرد نمی باشد و هر کسی در آن پست قرار بگیرد باید آن وظایف را انجام دهد این وظایف اصطلاحا شرح وظایف کار نامیده میشود که باید در پرونده پرسنلی هر شخصی موجود باشد و البته خود شخص هم نسبت به آن مطلع بوده و آموزش دیده باشد.
  • وقتی شخصی در یک سازمان ماندگار میشود به مرور یکسری اسناد و مدارک دیگر هم به پرونده پرسنلی وی افزوده میشود که باید در حفظ و نگهداری آنها هم دقت کافی به عمل آید .

مدیریت اسناد در حوزه پرونده های پرسنلی و سایر مدارک چیست ؟

همانطور که در سطور بالا به آن اشاره شد با گسترش سازمان ها و ارتباطات آنها و متعاقب آن کثرت اسناد و مدارکی که آنها باید نگهداری و مراقبت نمایند بحث مدیریت اسناد و مدارک حایز اهمیت میشود . علاوه بر پرونده های پرسنلی در همه سازمان ها اسناد و مدارکی وجود دارد که طبقه بندی ، بایگانی و حفظ و نگهداری آنها با موجودیت سازمان ارتباط مستقیم دارد و کم و کاست در آنها می تواند حیات شرکت یا بنگاه اقتصادی را به خطر بیندازد . برای همین مدیریت اسناد و مدارک در سازمان ها و بهره مندی از دانش مربوط به آن باید از جایگاه ویژه ای برخوردار باشد .

چه اصولی باید در تشکیل پرونده های پرسنلی رعایت شود ؟

  • برای راحتی کار و دستیابی آسانتر بهتر است هر پرونده یک چک لیست داشته باشد که ضمن اماده کردن مدارک چیزی از قلم نیفتد و البته داشتن یک خلاصه پرونده هم در ابتدای هر پرونده پرسنلی کار بسیار حرفه ای و خوبی است .
  • مدارک بایگانی شده در پرونده پرسنلی باید با شکل خاص و معینی نگهداری شود و ترتیب مشخصی داشته باشد مثلا اول مدارک شناسنامه ای و بعد مدرک تحصیلی نگهداری شود و به همین ترتیب بایگانی صورت گیرد .
  • در داخل پرونده پرسنلی باید وثیقه ای هایی که شخص به عنوان ضمانت گذاشته است هم قرار داده شود و همچینی طی یک چک لیست فهرست اموالی هم که هنگام ورود به شرکت تحویل گرفته است وجود داشته تا موقع تسویه حساب همه چیز مشخص و قابل پیگیری باشد .
  • در نهایت باید فرم های ارزیابی سالانه یا ماهانه فرد برای تمدید قرارداد وی در پرونده پرسنلی نگهداری گردد البته این فرم ها در تعلق پاداش هم موثر بوده و جزو اسناد مهم هستند .

تهیه پرونده پرسنلی و اسناد و مدارک درون آن به هر شیوه ای که انجام شود باید کلیه جزییات و دستوالعمل ها در آن رعایت گردد تا کارفرما در موقع لزوم بتواند به آنها رجوع کند . انجام این امر مهم را کارفرمایان می توانند به موسسات خدمات مالی و حسابرسی واگذار کرده و موسسه خدمات مالی و حسابرسی و اداری کاوشگران شمارنده فرتاک می تواند در این خصوص مشاور و راهنمایی متخصص و مطمئن برای کارفرمایان عزیز باشد .